Làm thế nào để tăng năng suất tại nơi làm việc của bạn với chia sẻ kiến ​​thức

Category:
Icon 0
Icon Oct 13, 2021

Chia sẻ kiến ​​thức ở nơi làm việc có thể rất hiệu quả, nhưng chỉ khi bạn tạo ra một môi trường khuyến khích nó. Dưới đây là một số công cụ và mẹo để trợ giúp.

Chúng ta đang sống trong thời kỳ mà việc tiếp cận thông tin và kiến ​​thức dễ dàng hơn bao giờ hết và chúng ta có thể cảm ơn công nghệ vì điều đó.

Tuy nhiên, chia sẻ kiến ​​thức không phải lúc nào cũng là một thông lệ chuẩn tại nơi làm việc vì giao tiếp nội bộ không rõ ràng, tích trữ kiến ​​thức và thiếu các công cụ kỹ thuật số thực tế.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ thảo luận lý do tại sao bạn cần cải thiện việc chia sẻ kiến ​​thức và cách bạn có thể đạt được điều đó tại nơi làm việc của mình.

Chia sẻ kiến ​​thức tại nơi làm việc là gì?

Chia sẻ kiến ​​thức là trao đổi thông tin giữa mọi người, các nhóm hoặc các bộ phận để cải thiện sự hợp tác và đạt được các mục tiêu của tổ chức. Rất có thể, bạn thuê những nhân viên cụ thể từ một nhóm lớn người vì kiến ​​thức của họ trong một lĩnh vực cụ thể và cách họ sẽ sử dụng nó trong tổ chức của bạn.

Bây giờ, hãy tưởng tượng kiến ​​thức đó có thể được sử dụng nhiều như thế nào khi những cá nhân này bắt đầu chia sẻ kiến ​​thức chuyên môn của họ và làm việc như một đơn vị. Chia sẻ kiến ​​thức giúp tạo ra một lực lượng lao động gắn bó hơn bằng cách thúc đẩy sự sáng tạo, đổi mới, cộng tác và năng suất.

Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải thiết lập một hệ thống hiệu quả để quản lý, chia sẻ và sử dụng kiến ​​thức trong tổ chức của bạn. Dưới đây là một số mẹo và công cụ để giúp bạn đạt được điều đó:

1. Tạo Wiki Nội bộ của Công ty

Theo nghĩa chung, công nghệ đã thúc đẩy đáng kể khả năng tiếp cận thông tin và kiến ​​thức tại nơi làm việc. Tuy nhiên, các nhân viên vẫn dành nhiều thời gian để cố gắng tìm kiếm những mẩu thông tin cụ thể.

Tại sao? Điều đó một phần là do thông tin công ty được lan truyền trên các công cụ giao tiếp nội bộ chẳng hạn như Email, khiến việc tìm kiếm và cập nhật thông tin, tìm kiếm và cập nhật nhân viên mới một cách hiệu quả hoặc trả lời các truy vấn phổ biến một lần và mãi mãi là một thách thức.

Bạn có thể tránh việc tiêu hao thời gian và năng suất này, đồng thời tăng cường chia sẻ kiến ​​thức bằng cách tập trung thông tin trong wiki nội bộ.

Wiki nội bộ là một bách khoa toàn thư tập trung của công ty mà nhân viên có thể sử dụng để tạo, tổ chức và chia sẻ kiến ​​thức nhằm giúp mọi người làm công việc của mình một cách hiệu quả. Wiki nội bộ của công ty bạn có thể bao gồm biên bản cuộc họp, chính sách công ty, tin tức công ty, quy trình vận hành tiêu chuẩn, hướng dẫn phần mềm của công ty, v.v.

Mặc dù điều này nghe có vẻ như một nỗ lực phức tạp, bạn có thể sử dụng các công cụ thân thiện với wiki nội bộ như Guru để tạo cơ sở kiến ​​thức dễ truy cập, chỉnh sửa và điều hướng. Guru cho phép bạn tích hợp các công cụ giao tiếp và quản lý tri thức khác để có tất cả thông tin liên quan ở một nơi.

2. Giảm Rào cản Giao tiếp

Cải thiện chia sẻ kiến ​​thức trong tổ chức của bạn cũng có nghĩa là tạo cầu nối giao tiếp giữa các nhân viên trong các bộ phận khác nhau, các nhóm từ xa và lãnh đạo. Điều quan trọng là giảm các rào cản giao tiếp càng nhiều càng tốt để tránh các thành viên trong nhóm cảm thấy tách biệt với nhau.

Bạn có thể đạt được điều này bằng cách sử dụng phần mềm giao tiếp tại nơi làm việc theo thời gian thực như Slack. Công cụ này cho phép hiệu quả giao tiếp một đối một và cộng tác chức năng chéo giữa các phòng ban khác nhau thông qua các kênh Slack để tạo điều kiện chia sẻ kiến ​​thức.

Slack cho phép bạn lưu tin nhắn và tệpvà nhanh chóng tìm thấy chúng thông qua tìm kiếm. Bạn cũng có thể tận dụng các mẹo tìm kiếm trên Slack nâng cao này để tiết kiệm thời gian hơn.

Hơn nữa, bạn có thể giới thiệu một máy làm mát nước ảo kênh để đồng nghiệp tương tác trong giờ giải lao hoặc sau giờ làm việc, chia sẻ ý tưởng, làm quen với những người mới tuyển dụng, v.v., tạo ra một văn hóa giao tiếp dễ dàng và cởi mở.

3. Tận dụng các cuộc họp im lặng

Một trong những lý do chính khiến các cuộc họp im lặng có thể giúp thúc đẩy sự cộng tác và năng suất của các nhóm của bạn là vì họ thúc đẩy chia sẻ kiến ​​thức hiệu quả.

Điều đó có thể thực hiện được vì các thành viên trong nhóm sử dụng hầu hết thời gian dành cho việc chia sẻ ý tưởng bằng cách viết, do đó vượt qua áp lực của bạn bè hoặc rủi ro của những người thẳng thắn hơn làm lu mờ các đồng nghiệp hướng nội của họ trong các cuộc họp thông thường (bằng lời nói).

Các cuộc họp im lặng có thể đặc biệt có lợi cho việc động não ý tưởng, vì tất cả những người tham gia đều có thời gian như nhau để phản ánh và chia sẻ kiến ​​thức một cách hiệu quả.

4. Đánh giá quá trình gia nhập của bạn

Làm việc trong một môi trường mới có thể là một trải nghiệm đáng sợ đối với hầu hết mọi người. Những người mới tuyển dụng thường cần thời gian để ổn định trong môi trường mới, thích nghi với các vai trò, trách nhiệm và đội ngũ mới.

May mắn thay, việc chỉ định tuyển dụng mới cho một người cố vấn hoặc có một quy trình giới thiệu hiệu quả để tạo điều kiện thuận lợi cho dòng thông tin có thể giúp vượt qua những thách thức này.

Đây là lý do tại sao điều quan trọng là phải xem lại quá trình gia nhập của bạn thông qua lăng kính chia sẻ kiến ​​thức, vì nó cung cấp cho bạn cơ hội hoàn hảo để thâm nhập các giá trị của nó trong tổ chức của bạn. Điều này sẽ giúp nhân viên mới biết rằng những hiểu biết sâu sắc của họ là có giá trị và họ sẽ cảm thấy thoải mái hơn khi chia sẻ chúng ngay từ ngày đầu tiên.

Điều đó nói rằng, hãy đánh giá quá trình tham gia của bạn để xác định cách bạn có thể thêm nhiều cơ hội chia sẻ kiến ​​thức hơn. Ví dụ: bạn có thể tạo hướng dẫn đào tạo trong wiki nội bộ của mình cho các nhân viên mới, bao gồm thông tin liên quan như hướng dẫn cách làm, chính sách và kỳ vọng của công ty, tuyên bố sứ mệnh, v.v.

Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các công cụ như Bánh vòng trên Slack để kết hợp những người mới tuyển dụng với người cố vấn hoặc bạn bè quen biết để chào đón họ nồng nhiệt, chia sẻ những cuộc trò chuyện bình thường để giúp khơi dậy cảm giác thân thuộc và tạo ra những kết nối có ý nghĩa.

Có các nhóm gắn kết làm việc liền mạch với nhau trong các dự án khác nhau là điều quan trọng trong bất kỳ tổ chức phát triển nào. Bạn có thể đạt được điều này bằng cách tạo ra một văn hóa hợp tác cho phép các thành viên trong nhóm chia sẻ ý tưởng, kiến ​​thức và kỹ năng để đạt được mục tiêu chung.

Các công cụ quản lý dự án giúp thúc đẩy sự hợp tác bằng cách đưa những người khác nhau làm việc trong một dự án, theo dõi tiến trình của họ, thêm thông tin liên quan và giao tiếp.

Bạn có thể sử dụng các công cụ quản lý dự án như Asana để giữ cho tất cả các thành viên trong nhóm của bạn luôn cập nhật để đảm bảo họ làm việc hiệp lực. Asana giúp mọi người dễ dàng truy cập, tìm và chia sẻ thông tin ở một nơi. Công cụ này có thể cải thiện năng suất của nhóm bằng cách giúp bạn tổ chức tất cả các dự án của mình và biết mọi người đang làm gì để tránh trùng lặp nỗ lực.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *